【干货】如何从0开始筹备一个活动?办活动看起来像个异常艰巨的任务。若没有事先规划与考虑,的确是很难。为避免此问题发生,我们将指导你如何通过提前数个月做准备,以便你能在活动当天保持冷静。 部分1:提前数月策划 1明确定义活动的目的。怀着明确的目的能帮助你把活动导向正确的方向。你是否规划此活动来教育社区?说服潜在捐赠者提供资金?为某个特别人物或群体庆祝?尽量缩小范围。无论你做什么(教育、劝说、庆祝等),你为什么要办这个活动呢?
2设定目标。你真正想要达到的目标是什么?不是你想要多少人前来,也不是该活动是否真的热门,而是你想要此活动产生什么结果?5人成为组织新的一员?筹到1000块钱?改变人们的想法?使人们感到兴奋?
3聚集志愿者。拥有不同技能的好队员是必要的。无论是制定计划和预算,还是制作邀请函和海报、迎宾及事后费力的清洁工作,他们可以在所有事情上助你一臂之力。换言之,他们可以帮你把事情做好。如果可以,请寻找你信任的志愿者!
4准备预算。预算里应包括所有可能的开支、收益、赞助和临时花费。如果你没有预算,最后可能会抱着厚厚一叠发票,钱包空空如也,而你还不清楚到底发生了什么事。从一开始就务实一点,活动当天才不会措手不及。
5决定时间与地点。这是活动中最重要的事。怎么样的时间与地点会让人们有“是的,我将出席那个活动!”的感觉?你必须定个所有人都有空的时间,以及位置方便的地点。当然也必须是你负担得起的地点!
6考虑物流。各个方面的物流。怎样安排停车?残障通道呢?你可以对空间大小做什么?你将需要什么器具?你将需要哪些额外物品(比如演讲者的饮用水、奖章、手册,这些都将是一笔额外开销)?你真正需要多少人才能使活动顺利进行?
7考虑推广与广告宣传。筹备工作如火如荼进行时,你也需准备海报草图。海报应包括暂定的日期、时间、地点、主要嘉宾、活动名称以及活动主题或结语。由于时间还早,你可以慢慢做这件事,但最好是现在就催促团队做一个初版海报,看看能如何整合。
8组织自己的思绪。你现在很可能觉得自己像个就要被砍头的雪貂一样。深呼吸,然后打开Excel。为活动草拟一份时间表。准备几张电子表格组织思绪。虽然现在这些看似不必要的文书工作,但在两个月内你将会非常感谢过去的自己设想周到。
部分2:提前2周组织活动 1确保每件事情获得批准,且进展顺利。确定日期、地点、主要来宾、工作人员、活动名称及结语。是否有可能会出问题的地方?最后一分钟的人员调动是否可以顺利到场?此时所有的东西应已定案,并以永久性墨水记录下来。 2与团队会面。就预算、时间安排等事项获取团队成员与主管的批准。现在是弄清楚所有问题的好时机。每个人都知道了自己的责任?他们是否对任何及所有议题感到满意?
3把工作委派给不同的人,让有经验的人协调所有活动。如果是大型活动,那就让不同的人协调不同的活动,并由一人负责监督。团队领导应被团队成员所信任。
4确保更新与活动相关的网站。你可能已在各大微博、博客上进行宣传,但还有许多其它网站可供你使用。QQ空间、人人网或各论坛是一般人会想起的三大例子。如果你还未听说过这些社交媒体,现在就上网浏览!
5募集赞助和代表们的其它金钱来源。在即将到来的数周,你将面对许多开支,而且你也不想要完全自掏腰包!至少筹一些钱来支付首付金,比如场地、设备、承办餐饮的业者?甚至在活动还未进行前,你可能需要预先为一些人、地方或事物付款。
6宣传活动。准备小册子、发布广告、通知媒体、发送邮件、打电话、给社群发送信息,并拜访潜在参与者或赞助商。人们还能通过什么方式知道此活动?确保你发布的信息完整,只给人们留下几个问题,毕竟你需要引起他们对活动的好奇心!
7备齐活动所需物品。这些物品可能包括奖牌、游戏、纪念品、奖品或证书。外行人可能会忽略了许多小细节和小玩意儿,但你了解每一个角落,并知道要用什么填满它们。切勿忘了桌椅、音响设备、指示牌、桌布以及所有重要的大事!
8安排每一件事。安排拍照与录影。安排来宾的交通。为清洁人员安排食物。列表可以一直继续书写下去,但这样的话你将永远无法办好活动!
9准备联络名单。你需要所有团队成员的相关电话号码、地址及电子邮件地址。此外,也需为贵宾及任何物品和服务供应商制作一个类似的联络名单。当某人没有出现或迟到,你可以透过这方面的信息寻找他们。
10与团队成员参观场地。看看该场地的四周,评估停车位、厕所、休息室、布置以及各种出入口。看看附近是否有些地方,可让你在紧急状况下影印文件、打电话或购买任何东西。基本上,你必须像了解自己的手背一样了解这些地形。
部分3:活动24小时前的准备工作 1保持冷静。你已走到这一点。保持镇定,不要让自己焦虑、慌张,这一点非常重要。你越冷静,团队就越冷静,活动也将越顺利进行。再说,这一切很快就会结束了!
2与团队进行最后的报到确认。确保你告诉每个人如何及何时必须到达会场。你不会想要在活动当天,整队人不断打电话向你询问会场后门在哪里。
3检查所有邀请与回复。用电子表格创建一份受邀名单,然后计算总数。在大部分活动中,回复邀请的人数不代表真正出现的人数。可能有50人说他们会来,但最后来了5人或是500人。所以尽管你应知道出席人数,但也需做好准备处理参与者过多或过少的状况。
4到会场检查是否一切准备妥当。房间是否干净、可用?所有电子设备是否都设置好了,而且看起来运作正常?如有必要,你是否可以预先加载任何设备?工作人员是否已做好相应准备?
5准备给参与者的礼包。里面可能包括一瓶水、小吃、笔记纸、一支钢笔、小册子以及他们需要的任何资料。把小纪念品包括在内也是不错的主意。这是很好的行为,可使人们确信此活动经过深思熟虑、精心策划,而且也将令他们觉得备受重视。
6制作活动进行表。这是根据时间和(或)房间分类的所有活动相关信息表。针对重要活动准备每分钟的议程。此表的格式由你决定。只需尽量简化内容,以方便阅读。
7将需要带到会场的东西一一列出来。想一想如果你到了会场,每样东西、每个人都在那了,唯一缺少的就是你忘了从家里带来的12000个杯子,那是多么糟糕的情况?真是大失败。现在你毁了一切。所以准备好清单,再三检查,然后带上所有需要的东西。
部分4:活动当天的管理工作 1与团队成员和志愿者提早抵达活动场地。确保每个人都在场,所有电子设备也操作正常。最后一分钟是否还有什么问题?如果有时间,你可以分发汽水给大家、说一些鼓舞士气的话,然后休息一会儿!你们已经走到这一步了,而且已经准备妥当。
2把场内和场外所有东西摆放好。你是否需要在邮箱上放置气球?在角落摆设海报板?放在门口及走廊又如何?如果宾客必须穿过名副其实如迷宫般的路线,那么放置越多指示牌越好。
3确保相关人士了解正在发生的事。如果演讲人迟到,你们必须要有拖延策略。如果用餐时间比预计更久,他们需要知道时间表的变动。活动一般很少会照着计划顺利完成,所以如果你偏离了轨道,确保开放沟通管道。 4拍照!你可能想要拥有可以纪念的东西,而且看着有人带着相机四处走动可令人兴奋。记录主办方的横幅、你的横幅、会场入口、接待处等。也许明年你可以用到这些东西!
5分发一些可以让宾客们带走的东西。你可能对来宾灌输了一些想法,并想要他们离开时可以进行一些思考,琢磨某些事情或期待他们能采取行动。所以请准备小册子或他们可以带回家的东西,以便活动结束后人们可以亲自做一些事情。
6清理现场。检查电表、拆下横幅、搬走桌子等。如果你需要付钱租下场地,而且下次还想要到回来,你需要把它恢复成原本的模样。他们可能因为场地状况出问题,而向你征收一些原本可以避免的费用。分配善后工作,以便能不费力地尽快把场地清理干净。
7处理好所有活动后的工作。取决于你办的活动,你也许什么也不用做,也许必须处理一长串的感谢及发票。这里有一些主意,可帮助你开始:
8事后举行检讨会议,以便下一次可以表现得更好。完成活动并做出总结后,有什么事情是你可以换个方式进行的?什么行动凑效,而哪些不管用?你是否会选择再次举办这样的活动?你学到了什么?
小提示
警告
|