行政新人筹办会议也能万无一失

作为行政新人，即使小心翼翼的向前辈讨教了会议流程，但是执行过程中还是错漏百出？凡客易达为你总结最全会议流程，助你摇身一变会议达人。

【准备阶段】

一、整理一份会议方案，做好流程细分

1、向领导确定会议名称及议题。

2、确定与会人员

3、确定时间地点（凡客易达特色：场地种类多、渠道合作价格、精准匹配，配套服务多、打造属于你的找场地专家。）

4、会议通知跟进落实程序与要求。

5、会场布置要求。

6、会议文件资料、设备用品。

7、会议服务安排。

8、会议记录安排。

9、会议预算

10、议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。

二、具体准备

1、会议通知。

书面通知、电话通知、电子邮件、请柬

重要会议一般采取书面通知形式，一般会议一般采取电话通知形式。重要会议有特邀领导的，一般印制请柬。会议通知和请柬务必于会议召开的前一两天发送到位。明确负责人及负责科室单位。对于电视台记者和外宣人员要明确专人通知，以免遗漏。

2、会议准备。

a.会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。明确负责人及负责科室单位。

b.就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。明确负责人及负责科室单位。

c.鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。

d.面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。台下摆放一次性口杯。

e.音箱、话筒。

f.桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。

3、材料准备。

（1）会议议程。人手一份

（2）领导讲话。人手一份

（3）会议主持词。

（4）其他参会人员发言材料。

（5）会议材料袋、文具若干。以上材料明确专人负责。对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。

4、会场服务

（1）签到发材料。签到时告诉与会者座次。明确负责人及负责科室单位。

（2）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。明确负责人及负责科室。

（3）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。明确负责人。

（4）执机。执机要安排专人提前调试并全程执机，保证音量适中，无杂音。明确负责人。

（5）会议记录。认真记下领导讲话及插话内容。会议牵头部门负责，应明确负责人及负责科室。

针对大型会议请准备：

迎接、食宿、返程、宣传工作。

（1）会议召开当天，在会场周围打出“向参加会议同志致敬”等标语。明确负责人。

（2）派车辆接参加会议的领导，并提前通知有关司机告知领导坐车地点、时间，同时征询有专车的领导是否派车迎接。明确负责人。

（3）会议期间安排好摄像、摄影人员，保存档案。明确负责人。

（4）返程送站。重要人员的陪送安排。明确责任人

安全保卫工作。重要会议一般请公安干警着装保卫，对于无理取闹干扰会议者，按相关规定立即处理。明确负责人。