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【干货】做活动预算其实没那么难

相信很多想要办活动的公司时常会遇到一个非常头疼的问题。那就是,每当问活动公司办一场活动需要多少钱时,总不能得到及时的答复。


然而,不知道需求,确实是弄不清楚预算的。为了让双方都满意我们今天就来分析一下一场像样的活动该怎么做预算搬好小板凳准备开课!


了解活动的基本信息:


对于一场活动,我们要制定预算的前提,就是非常清晰的知道这次活动的基本信息,包括以下几个重要的方面:


主办方信息:包括主办方名称、主办方性质、所属行业,成立年限、主营业务、竞争对手、核心优势以及发展愿景等等。

活动类型:活动一般有两种类型,一种是市场活动,活动参加者都是外部的人员,另外一种是行政活动,活动参加者都是公司内部的人员;

活动周期:这个活动需要持续多少时间;

活动人员:这个活动有多少人参加,他们分别是什么人群;

活动目标:主办方想让活动参与者有怎样的感受,想达到的活动目的。


了解完这些基本信息后,我们就来将一场活动中需要考虑的内容以及每项内容大概的花费来做一下详细的分析:


1活动场地

一场像样的活动必须得有一个像样的活动场地,像样的活动场地的基本要求是:场地交通方便、周边设施齐全、场地要够大、场地的层高要够高以及最好要有它的标志性及特殊性。根据我们的经验,像样的活动场地一般有这几类,星级酒店、邮轮、秀场、剧院、展览馆以及特殊场地,如果自己组织内部有类似的大型会议室或者工厂厂房可以用,也是合适的。下面分析一下这几类场地的优势劣势以及他们的常规市场报价。


星级酒店:

优势:规格高、交通方便、基础设施齐全、服务配套好、适用于几乎所有活动类型;

劣势:太过于常规、费用较高,现场布置发挥空间有限;

餐标:约为3500-6000左右每桌,服务费15%可谈,茶歇68-128不等;

场租费:20000-60000 是常规区间;


邮轮/游艇:

优势:新颖、气氛轻松惬意、有观光功能;

劣势:场地不够大,受天气影响因素太大、使用活动类型有限;

餐标:人均200-400不等;

场租:一般以小时计算,两小时起,每小时15000-30000不等;


秀场:

优势:时尚、空间大、层高高;

劣势:配套服务不齐全,交通不便利,现场布置搭建成本较高;

场租:50000-100000不等预估;

餐标:以外烩形式,2500-4500每桌不等;


展览馆:

优势:空间大、层高高、适合大型活动;

劣势:配套服务不强,不适合中小型活动,现场布置成本较高;

场租费:100000以上;

餐标:以外烩形式,2500-4500每桌不等;



2活动中所涉及到的舞美设备


活动中的区域规划(活动中需要哪些区域、各区域如何呈现):


活动中的区域规划通常包含以下几个部分:


以欢迎、互动、展示为主的区域:欢迎区、互动区、签到区、合影区、展示区(形象展示、产品展示、历程展示)、茶歇区等,这些区域的主要作用是起到欢迎引导嘉宾、嘉宾互动、产品服务展示的作用,这些区域一般都设置在宴会厅外部,当然也有一些活动宴会厅内部空间较大,也会设置在宴会厅内部,这些区域在活动开始前,活动中间的茶歇休息时间使用率较高;


以活动流程为主的区域:舞台区及嘉宾座位区等,这个区域的主要作用是活动整个环节的呈现区域,一般设置在宴会厅内部,这些区域在活动的整个环节,都会被使用;


每场活动必不可少的区域还有:嘉宾休息区、停车区等,这些区域如果是酒店、专业会议、会展场地,则不需要活动公司考虑,但是如果活动现场在空旷的户外场地,这些区域则需要活动公司考虑并完成规划设计布置。如果一场活动在室内,规格较高,需要完整的区域布置,则整个区域布置的费用在5-8万元左右,中档的布置在3万元左右,一般性的活动,对于布置没有太高的要求,几千元也可以,但是会非常简单,基本上就是基本的需求,比如一个背景板,一张签到桌。按照300人的规模,高端的区域布置预算,包含签到区域、展示区域、互动区域、舞美区域,市场价大约在10万左右;中端的区域布置预算,包含签到区域、展示区域、舞美区域,市场价大约在5万左右;预算较低的活动,区域布置只需要签到区域、舞美区域,市场价大约在2万左右。相对而言,室外的活动规格较大的话,布置的预算应当相对提高一些,因为室外基础设施差,夏天、冬天以及下雨天需要搭建活动篷房,需要增加一笔不小的预算。


活动中的灯光规划(活动中哪些区域需要灯光渲染、需要怎样的灯光配置):一场像样的活动,一定会有主题基调,想给参与活动的人营造的氛围,这与现场的灯光有着密不可分的关系,就灯光的功能而言,有以下几类:颜色类灯光、效果类灯光、照明类灯光。


颜色类灯光:这类灯光主要是用LED帕灯来控制的,主要目的为营造整个活动区域的氛围,比如海洋氛围用蓝色灯光、温馨氛围用粉红色等等。这类灯光经常用于活动中所有区域。


效果类灯光:这类灯光主要是用光束灯、摇头灯来控制的,光束灯可以做出光束闪烁效果、摇头灯可以做出图案、花纹以及logo效果。这类灯光常用于舞台区以及观众区。


照明类灯光:这类灯光主要是用帕灯、成像灯、观众灯来控制的,可以控制舞台区、观众区等区域的光线明暗程度。这类灯常用于舞台区及观众区。室外白天的活动是不需要考虑灯光这部分预算的,室内活动以及室外晚上的活动,需要考虑灯光预算。一般而言,有节目的活动以及高端发布会等活动对于灯光的要求较高。灯光部分按照高中低的预算分别为:5万元左右、3万元左右、8千元左右。


活动中的音响规划(活动中哪些区域需要听到声音、需要怎样的音响配置):

活动中音响的作用是为了让参与活动的人感受活动的声音,包含嘉宾致辞的声音、现场的音乐等等。一个常见的误区是音响=喇叭,一场像样的活动对于声音的要求是极高的,声音需要让每个参与活动的嘉宾都清晰的听到;需要让每个参与活动的嘉宾能随着声音的起伏变化感受到活动的进程以及活动的高潮;需要让活动中的每个环节有序的进行。有很多场地,酒店、会所是自带音响的,但是很多时候,音响的品质不是很好,会非常影响活动的进展,通常遇到的问题就是,喇叭数量不够,得让需要讲话的人轮流换着说话,影响活动的顺畅;音响不断地产生啸叫,非常刺耳,影响活动的正常进行,也影响嘉宾的心情;音量非常小,得让嘉宾以及歌手扯着嗓子说话唱歌……所以,笔者还是建议,一场像样的活动,需要用专业的音响,尽管有些场地有音响,但是为了活动的顺畅性、规格性,还是有必要的。


活动中常规的音响按照高中低档的区别,预算大概是:2万元左右、1万元左右、5千元左右。


活动中的仪式道具:

一场像样的活动必须得有高潮部分,没有高潮的活动就像一滩平淡的死水,毫无生机,让人提不起精神,参加完活动后记忆也不深刻。如果活动中有一个仪式环节,则会给活动富裕高潮的节点,如果仪式做的特别新颖,特别有两点,则会让人记忆深刻。最常用的仪式道具有:启动球、冰雕、推杆等常规道具,这样的道具价格不是很贵,基本上都在1500-5000元之间,冰雕由于要定制,所以最贵;然而有些活动需要根据活动主题、产品造型、Logo来定制一些仪式道具,会比常规仪式道具贵一些,市场价基本上都在5000-10000之间。


3活动中的专业活动服务人员

一场像样的活动,需要几类专业的活动服务人员。他们分别是:主持人、礼仪小姐、模特、摄影摄像、演艺人员,有些要求更高的活动,甚至有速记、安保、保洁、同传等人员的需求。这几类专业的活动服务人员的市场价格大概是:商业中文主持人2000-5000元,商业双语主持人3000-8000元,电视台主持人5万-15万不等;礼仪小姐500-1000元/天;国内模特800-2000/天,外籍模特2000-3500/天;摄影摄像1500/天,摇臂租赁2000元/天,导播台2000元/天,导播2000元/天;演艺人员500-1500/人;速记1600/天;安保600-800/天;保洁500-700/天;同传2000-2500/天,不含翻译。


4活动中的印刷物

一场像样的活动包含这些印刷物:邀请函、礼品袋、嘉宾证、席卡、活动手册、流程表、臂贴、海报等;他们的价格分别为:


邀请函:250铜版纸折页+信封,12-15元/个;礼品袋:铜版纸+4色印刷 12-15元/个;嘉宾证:pvc印刷+logo挂绳 8-10元/个;席卡:铜版纸三折页 5元/个;活动手册:20P A4大小,15-18元/本;流程表:A4铜版纸,双面印刷,2元/份;臂贴:6cm直径,不干胶贴 2元/个;海报:60cm*90c,可转移背胶 35-40元/张;


5活动中的礼品

一般而言,活动中的礼品有以下几个分类:

工艺类(如:木制品,水晶制品)、家居类(如:保温杯,厨房用具、茶具)、电子产品类(如:充电宝,U盘、数码产品)、办公礼品(如:礼品笔,记事本),商务礼品(如:旅行箱、名片夹)、个性定制类(如:马克杯、领带夹、会徽)。如果按照档次划分,大概的预算区别分别为:50以下(如:记事本、名片夹、马克杯)、50~200(如:、保温杯)、200~500(如:旅行箱、厨房用具,精品皮具)、500~1000(如:手表、数码相机)、1000以上(如:花枝木办公套装、定制纪念币、景泰蓝套装茶具)。


6活动中的媒体

市场活动一般都会有媒体发稿的需求,媒体有以下几种分类:平面媒体、网络媒体、电视媒体以及新媒体。最近几年由于新媒体的冲击,平面媒体、电视媒体的市场占有率大幅度下滑,效果也有了一定的影响。传统方式中,媒体采购基本上都需要通过公关公司来采购,客户与媒体间存在着极大的信息不对称,随着互联网的发展,目前已经有了很多媒体采购的互联网平台,大家有需要也可以直接上平台进行采购。目前大概的媒体报价为:


电视媒体:5000-10000/家;网络媒体:1000-1200/家;视频媒体:2000/家;平面媒体:1000-1200/家;新媒体:1000-1200/家;以上全部是渠道费用,不含撰稿费用。


7活动中的多媒体制作

有很多活动中采用了大量的LED屏幕,这些LED屏幕花费不菲,比传统的背景板要灵活很多,可以播放PPT、视频(动画、宣传片)等,然而有些公司花了巨额的费用却没有花时间在这些多媒体内容上,有时候让LED屏幕变成了一个静态的背景,在LED屏幕上的花费非常不值得。所以,笔者建议,如果一场活动中采用了LED屏作为背景呈现,可以放一些预算在呈现在大屏幕中的多媒体上。目前常规的市场报价如下:

PPT制作:

普通的PPT制作自己可以完成,高端的PPT(如一些大型发布会)花费大约在500-1000/页;

视频制作:

素材剪辑类,一般2000-5000;仪式特效视频制作类,5000-10000;颁奖视频,2000左右;宣传片,3万起;特效/动画,500-1000/秒;


8活动中的策划及设计

这部分基本上都是由活动公司来完成的,这部分笼统的叫做服务费,目前市场主流的活动公司在这部分的收费基本上都是收取前面所有项目计费综合的10%-15%,知名的4A公司收费可达到17.5%(4A有服务费标准)。当然,有很多客户不是很理解为什么需要收取服务费,甚至更有些客户直接让活动公司减免服务费,所以这也是导致活动公司中的策划师和设计师的没有直观产出的最大原因,这也间接导致了,活动公司在对客户报价时,物料费用会在成本的基础上加上很大部分利润,以免客户在抹去服务费时,还有利润空间。可见,咱们国内对策划、设计这类工作的认识还在很浅的一个程度。



以上就是一场活动中,可能需要花费的项目,以及每类项目各个档次的费用情况以及可以达到的程度。希望这篇文章可以让那些希望做活动而没有什么头绪的朋友以及经常做活动不知道市场价是怎样的朋友有一些帮助。