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成交了!原来价值百万的好会议是这样设计的

01 好的会议需要具备两个要素

在明白如何设计一场好的会议之前,我们先来看看好会议长什么样。当然,好的标准多种多样。

我们从达成某个目的,解决某个问题的角度来说,好的会议应该具备以下两个要素:

第一,要有正确的着陆点。

怎么理解呢?飞机从起飞到抵达,会有明确的着陆点,否则落在其他地方就造成严重的事故。

一场会议,没有着陆点就会不知所终,东拉西扯,像无头苍蝇一样。我就曾经遇到过这样的情形。

有一回,我参加了一个餐饮项目成员讨论会。起初,一个成员说,这个餐饮项目存在诸多不成熟的地方。于是众人都热火朝天地讨论起种种问题。

这时另一个成员指出,这个餐饮项目应该是这样的......大伙又跟着讨论理想状态了。

然后,有成员指出,本次会议主要讨论餐饮项目的团队架构是否合理。大家这才发现跑偏了。此时,临近原定结束时间还剩5分钟。

你说冤不冤?要是参加这样的会议,你会不会有想直接开骂的冲动?对他人时间的浪费就是“谋财害命”。



什么是着陆点呢?


《精准表达》告诉我们,一场会议涉及的双方或者几方的关注重点就是着陆点。我们可以理解为大家预先定好的焦点议题。

它可以是整体合作构想,可以是合作的好处,可以是某个问题的解决方案。

第二,要有合适的着陆形式。

简单说,着陆形式就是会议形式,包括参会者的级别、特征、人数等。

为什么要确定会议形式呢?道理很简单。参会者的级别不同、人数不同、专业背景和行业领域不同,都会影响到会议的进程和结果。

举例来说,某学校的年终总结大会,如果参会人员包括单位后勤服务人员,那么领导发言内容就应涉及后勤工作,同时在表述方式上也应当明白晓畅,尽量减少专业术语。

把着陆点看作是靶心,着陆形式就是如何安排射箭手、需要配备的弓弩、箭的样式、射箭距离等等。

大家一起朝着靶心射箭,才能得出综合高分;相反,预先没有设置好靶心,大家乱射一通,最后一定是乱箭齐飞,不知所去。


02 确定着陆点

我们明白了好会议的两个要点。接下来就要学会设计和安排好这两个要点。

着陆点(会议集中的主题)该如何确定呢?

1.定位

给会议定位的好处,可以避免参会者认识水平不同而产生混乱。

如何做好会议定位呢?要明确两件事,一是要明确本次会议的主题是什么,重点要解决某个问题,还是会议双方就某项合作展开讨论等;


二是要站在全局角度确定本次会议属于大方案的哪个环节、哪个位置。

比如,项目初始会、研讨会和最终报告会存在级别和层次的差别。

初始会处于双方初次交涉的会议;研讨会是就现状存在问题和理想目标展开讨论;最终报告会是处在项目即将付诸行动之前的决断会议。

2.输入输出管理

进行输入输出管理,也有两个好处,一是能让参会者觉得提前准备了必要的信息,能有话可说;二是让问题讨论能找到解决对策。

读书会召开之前,大家都能提前知晓流程,而且通读书本内容,那么开展相关讨论就容易产生较为深入的思想交流。

根据什么来制定输入内容呢?


当然是会议的定位。比如,我们明确了会议的定位是两家公司就销售问题展开谈判,定位是探讨合作的可能性。

那么输入信息就应该是公司简介、参会者名单及履历、产品介绍等。

因为只有双方彼此了解,互相认识,才有可能讨论能否合作。

如同男女双方要确立男女朋友关系,之前总要互相了解、认识彼此的生活习惯、性格、家庭、事业等情况。

什么是输出呢?


就是根据前期的输入,彼此了解认识,然后“构筑信赖关系”、“互相有所触动”。

这一步要注意不能急躁。让对方有个消化过程,这样才能做出下一步正确决策。

举例来说,A公司和B公司都给了对方彼此的基本信息介绍。但因为A公司是环保行业的,B公司是新材料公司,双方就需要花费一定时间来了解对方的专业知识。否则草草签订合约,就可能导致最终合作失败。


03 确定着陆形式

把会议设计成什么的风格,就是着陆形式。

如何设计呢?

《精准表达》这本书指出,要迎合对方的风格。


乍一听,是不是觉得特别势利?


静下心来,我们就会明白,这其实是为了适应对方的理解模式和思考模式。这就是为了减少沟通成本,提高谈判成功的机率。

具体来说,有三个诀窍:

1.确定对方是“阅读者“还是”倾听者”

如果对方喜欢阅读资料,那么会议就要精简解说的内容,适当增加文字图表资料;相反,对方习惯于倾听他人讲述,那么会议设计者要提高演讲的成分,减少文本资料。

2.确定是“纵观全局者”还是“连锁把握者”

纵观全局者更重视横向逻辑,他们会提出“仅仅如此吗”这样的质疑。因此会以设计时,要尽可能从整体出发,考虑得周全一些。

连锁把握者更重视纵向逻辑,他们则喜欢质疑“真的是这样吗”,对事物各部分之间的关联更为敏感。会议设计就应当突出前后之间的内在逻辑。

3.确定对方是习惯“自上而下”还是“自下而上”


“自上而下”,对应的会议形式,是从结论开始说起,然后逐渐摆出事实根据。

相反,“自下而上”,应当逐步介绍背景和事实依据,最后得出结论。

前者,往往会提出“你到底想说什么?”的问题,说明我们需要从结论开始说起;后者呢,会觉得你突然摆出结论,很唐突。这就需要我们根据实际情形做出调整。


小结一下


让老板、员工和客户都满意的会议,是精心设计出来的。关键是把握好着陆点和着陆形式,也就是会议的主题(焦点)和形式。

做好定位,管理好会议的输入输出环节,同时根据对方的思维和理解模式设计好会议形式,会大大增加成功的机会。

会议也许天天有,但能让大家都满意的会议却不多见。

用好会议思维,精准表达,谈一个成一个皆大欢喜,何乐而不为?

作者:余老诗