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如何高效组织会议-日更写作计划21天全记录

如何高效组织会议?

会议是协调工作,提高效率重要管理方式。

工作肯定要合作和互动的,一个人不可能包揽所有事情。正因为彼此合作和互动才能取得高效工作表现。这是大家的共识。

会议作为组织一种重要管理手段,其重要程度说再多也不为过。

(1)召开会议的目的

1、通告信息;2、收集建议和意见;3、汇报项目推进状况;4、头脑风暴;5、分派工作;6、决策;7、统一思想认识等等。


可是,在现实中,大家对会议的第一印象是无聊,是浪费时间,是滥竽充数的场合。大家普遍的认知和召开会议初心背道而驰。

为什么会出现和初衷如此相背的情况呢?很重要的原因就是我们组织会议方式存在问题。


会议不是简单发一下通知,然后数数到场人数那么简单。会议不是为召开会议而开,更不是满足领导好大喜功的面子工程,而是为了解决组织内具体的问题。

一个高效的会议是都方法的,只要我们按照这些方法执行以及事后及时总结,就能发挥会议提升工作效率作用。

(2)组织会议存在的问题

首先,就是议程模糊。就像脚踩西瓜皮划到哪里算哪里。毫无组织,毫无纪律。以此想要取得良好的成绩,你觉得可能吗?

其次,就是未设定会议目标。召开会议的目的到底是什么?很多人觉得这个还要讲吗?实际上,每个人参会人员的心里目标都不一样,非常有必要在会前予以明确。要不然会议的合力就会被分散掉。

最后,无法有效管控会议。常见问题就是:一未按照会议议程依序展开讨论;二是无法让参会人员专注于手头的讨论议题。

(3)组织会议要遵守的原则

第一、必须设定议题,议题要非常具体详细;

第二、会议如果有多项议题,要根据议题的重要性分配相应时间。重要的议题可以分配多一点时间,不重要的议题就一笔带过。

第三、减少参会的人数,只邀请会议内容相关方参与。

第四、准时开会,对于迟到的人要有惩罚机制。

第五、在会议期间,集中于议题本身展开讨论,其他延伸领域一律不发散出去。

第六、如果讨论的问题在此次会议得不出有效结论,立即停止此类议题,选择其它时间再讨论。

第七、没有纳入会议议程的相关话题,一律不讨论。很多人会选择在会议最后凑数讨论额外的话题。在会议最后讨论额外的议题,一是会冲淡本次会议讨论的重要内容,忘记此次会议的目的;二是会出现因为事先未充分对额外议题进行充分准备而无法得出有效决策的情况。除非你是想故意想浑水摸鱼。

第八、会议必须要有一个主持人,整体把控会议的议程。就像一个裁判一样,在必要时候,干预会议进程,从而整体推进议程。

第九、会议之前,必须要求参会人员了解相关材料,最好有书面的材料打印好放在参会人员面前。

第十、会议期间如产生其他重要议题,要另安排其他会议进行重点讨论。