定会场找凡客易达

怎样做好会议记录

会议记录,是会议内容和过程的真实凭证,原始凭证。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录所形成的文件资料,是以后回顾已讨论过的事务时,可查阅参考并能了解为什么采取了某些决定,是形成会议纪要、执行会议形成决议、决定的主要依椐。因此,作为一个文秘人员,在会议中做好记录,是基本职责,也是重要职责。是文秘人员必须要掌握的基本技能和最重要的工作之一。

一、会议记录,会前准备工作要做好。

(一)在开会之前提前到达,并安排好用作会议记录的地方位置。

会议记录员一定要比与会者提前到达,一方面可以协助其他会务人员做好会前布置工作,更主要的是可以先定定神,找到合适的记录的座位,检查记录准备情况。

记录员一般都要坐在工作人员的位置,所以,一般处于相对“偏”“远”的地方。但有经验的记录员,比较会挑选位置,既不能让人误认为是与会者的身份,又要便于听清楚发言人讨论会议的内容。这点是经验之谈!

(二)准备足够的笔,铅笔,一般都要备三、二支,只有一支笔,肯定是不行的,很多小白记录员都吃过这个亏,正在忙着记个不停时,笔突然没水了!会议专用记录簿(纸),也是必不可少的。

(三)准备录音机、录音笔等或者你随身携带的手机,也可作为补充记录工具。如果没有,重要的会议记录,遇到记录跟不上时,你往往就会感到后悔。

二、会议记录的要求

(一)完整。会议记录必须要体现会议的实际进程,要将所有要点完整记录下来,不能有遗漏。

(二)简要。会议记录,不同于一份详细报告,而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来即可。

(三)快捷。会议记录,可以说也是个“技术活”,你要练就速记的功夫!还有“回放”的记忆功能!否则,很容易记得手忙脚乱,“借”手不及。

(四)准确。会议记录应做到条理清楚,内容表述要准确无误,不能含糊,更不能有任何内容错误。

三、会议记录的方法以及内容。

(一)记录初步达成意见或决议。文秘人员做会议记录时,必须从速记下每项通过的意见和决议。措辞准确,忠于原话。特别是意见的提议者!附议者的姓名则不必逐字记下,但要记下赞成和反对决定的全部论据。

(二)整理及时。会议后应马上将会议记录整理,写完。叙述应以第三人称。顺序如下。

       1、会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。

       2、与会者姓名,主要领导、主持人的名字写在最前面,并依次写下其他与会者的名字。

       3、列席人员、缺席人员、请假人员等。

       4、上次会议记录(宣读)。这一步很多会议都已省略。比如会前这份会议记录已传阅过,并且全体成员都已同意,那么这一步就可以省略了。如果某一成员指出记录中的一个错误,经会议批准,会议主持人或文件签发人同意,文秘人员可以在会议记录中改正这些错误,会议记录已经签名,任何地方原则上都不能再做改动。

(三)、会议议而未决的问题。

(四)下次会议日期。如果暂无法确定,也可以不标明。

(五)签名确认。记录员签名。主持人在会议记录上签名确认。如有改动,记录员在主持人修改过地方签上名后,亦应签名确认。这一步往往也被省略了。会议记录往往只有记录员签名。但从严格规范的要求来说,必须是这样操作的。

四、会议记录存档。有些重要会议对今后的工作至关重要,对于这类会议应该迅速的建立专门的档案。包括与会者的姓名,联系地址,会议记录,会议纪要,会议的组织情况和其他有关资料。这种档案不仅便于查验,而且对组织下一次会议也有参考价值。甚至对今后工作会有重要的历史参考价值和指导意义。

五、发会议纪要和简报。

会议记录以后,除了一些简单一般性的研究事务性工作的会议外,一般都要求整理会议纪要。一份完整的原始会议记录,是做好会议纪要的重要前提。有些会议还要求要发简报。至于这个问题,下次再专门叙述。