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如何轻松高效组织一场会议?

开会是职场人的必修课。然而,如何好好开会却不在员工培训的课程当中。今天跟小伙伴们一起补上这重要的一课,聊聊组织会议那些事。


会议组织

  虽然几乎每个职场人士都或多或少参加过公司的会议,不过很多人都只是跟班参加会议,如果让他组织一场会议,往往就无从下手了。

  如何组织会议?我们先把整场会议分为会前、会中、会后,时间占比是5比3比2,也就是说我们有50%的时间放在会议前期的准备上,30%的时间放在会议中讨论,剩余20%的时间则放在会议结束后的输出中。接下来,我们一一来说明每个阶段我们应该怎么做。

  一、会前准备

  会前的准备时间占了50%,可见其重要性。我们来看看有哪些事情是会前要做的。

  一般,领导说要开会,只会大致给我们一个方向,不会事无巨细说明其他。这个时候作为会议组织者,我们应该做好两件事,一是提问,二是确认。因为只有通过提问,和领导进行确认,才能清晰会议信息,让方向更加明确,整个过程更加明朗。

  如果我们当下不跟领导确认,那么在准备阶段就可能因为各种不确定的事来回问领导,这样你给领导的印象是拖泥带水,一点小事也频繁占用他时间。当然如果你因不好意思再去问而揣着糊涂当明白,那么可能会议走错了方向,后果更不堪设想。所以,当我们收到了会议组织任务的时候,要当下和领导确认关键信息。

  我们可以通过五个提问来确认信息:

  第一,这次会议的主题和目的是什么?

  第二,您希望在什么时候组织这个会议,会议大概持续多久?

  第三,除了谁谁谁(这个是根据会议主题和目的初步判断,比如部门会议则是部门人员,经营会议则是部门经理等),您觉得还有谁来参加这个会议比较合适?如部门经理不能出席,由其下属主管代替出席可以吗?

  第四,会议人数大概是20人,会议召开地点在大会议室,您觉得可以吗?

  第五,谁来主持这场会议?

  当我们跟领导确认好之后,就要着手给参会人员发送一封会议通知邮件。为了避免有人临时不能参加会议,我们最好提前2到3天就发会议通知。

  内容方面,作为会议组织者,我们要先和主持人沟通一下流程,这样才能把会议的安排组织细节一并体现在邮件当中。同时,为了让会议更加高效,对于会议要讨论的内容,我们要区分出哪些是可以提前发给参会人员进行阅读的,摘录出重点,在邮件中标识。邮件写好后,我们要先发领导,得到领导的确认无误后,统一发送参会人员。

  总而言之,会议通知邮件要做到时间地点人物明确,分工角色主题清晰,让参会人员清楚以下几件事:

  一、要参加什么样的会议;

  二、在会议中要讨论什么;

  三、为什么要开这个会;

  四、大家在会议中有哪些需要表达意见的部分;

  五、会议什么时候开,持续多少时间;

  六、主持人是谁,有问题找谁问;

  七、流程议题如何分配。

  下面是一封邮件模板,大家可以参考借鉴一下。

  亲爱的****:

  为了更好地*****,***************,我们想和您预约时间,就********,和您沟通,同时听取您的意见和建议,便于我们更好地************,这对****非常重要。

  会议时间:几月几日几点—几点;

  会议地点:****;

  会议主持:****;

  会议联络人:***(有问题请咨询,联系电话:********);

  会议的流程:1、2、3。

  同时附件是关于此次会议的资料,我们已经标注重点,请您提前阅读,收到邮件后回复我,您是否能够参加,如果您无法出席,请告知我们能代替你表达意见的同事,谢谢你的支持。

  事实上,会议的成功很大一部分取决于前期的准备。作为会议组织者,我们必须做到敢于提问,确认信息;清晰角色,提前沟通;分发资料,事前阅读;流程细致,目标明确。

  二、会中组织

  到了会议的当天,如果有人迟到,有人临时不能参加会议,就容易导致会议延迟开始。会议组织者还可能因为惦记着没能来参加的同事是为什么没来,而在会议中显得有些心不在焉,没能及时提醒和配合主持人对会议进行管理,对时间进行管控,会前定好的流程形同虚设。可想而知,会议效果将大打折扣。

  如何避免这样的情况发生呢?我们可以从以下几点着手:

  一、会前提醒并确认。尽可能避免缺席和迟到的发生,当然这种情况在所难免,那么我们可以事先知晓这样的情况,在会议的当天及时调整和应对,并知会主持人这样的情况;

  二、提前准备好签到表。按照部门和参会人员进行签到,通过签到可以提前了解到会情况。届时提前和主持人沟通,确保会议准时开始;

  三、会前将需要用到的会议资料打印出来,并用记号笔标注出重点部分,每人一份,签到时领取,这样对于晚到或未到的同事,也可以提供基本信息让他们知晓,便于迅速加入讨论;

  四、专人做会议记录,便于会议后的成果输出,给会议纪要做准备;

  五、和主持人配合得当,按照时间节点来提醒主持人按照流程来进行会议的议题,明确下一步的行动。

  总的来说,会议中,会议组织者要做到:一,物资完备,提醒时间;二,配合主持,管控流程;三,记录清楚,便于输出;四,配合得当,目标清晰。

  三、会后输出

  一般会议结束后,会议组织者需要写一份会议纪要,便于向上级汇报或发给参会人员作为备份。有的人把会议纪要当成会议记录来写,像流水账一样记录会上每个人的发言,比如某某总经理说了什么,某某经理表达了什么。虽然会议记录得很详细,但这不是一份合格的会议纪要。

  会议纪要作为输出总结最重要的一部分,我们要根据会议的主题来摘录重点,根据6个W1个R原则来拟写内容。这里说的6W1R指:

  第一个W,what,会议的主题与目标;

  第二个W,when,何时召开;

  第三个W,who,谁主持会议;

  第四个W,whom,谁来参加会议;

  第五个W,where,在哪里召开;

  第六个H,how,如何开展讨论主要的内容以及主要的观点;

  一个R,result,结果及行动计划。

  基于6W1R原则,我们能清晰地总结出一份会议纪要,并据此开始下一步的行动。我们也能根据会议纪要更好地跟踪会议的落地执行情况,以便反馈情况给领导。

  到此,相信小伙伴们已经对于如何组织一场会议有了清晰的认识。会议作为企业文化的传递和目标清晰的过程,在企业经营中扮演着重要角色。

  总而言之,会议组织要做到时间地点人物明确,分工角色主题清晰,流程内容提问沟通,成果输出行动跟踪。这要求我们,会议前期准备做好提问和确定;会议中期做好沟通以及流程管控;会议后期做好6w1r的会议纪要输出,这样一场高效的会议就水到渠成了。